Lista płac dla pracowników w Polsce. Naliczana kilka tysięcy kilometrów dalej, przez zespół, który nigdy nie pracował z polskimi przepisami. Dla coraz większej liczby organizacji to nie hipotetyczny scenariusz, tylko codzienność.

>> Masz w firmie młodą, zdolną kadrową, ale boisz się powierzyć jej pełną odpowiedzialność? Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji w ramach nadzoru kadrowo-płacowego! <<

Rozwój centrów usług wspólnych sprawił, że firmy przenoszą za granicę kolejne obszary działalności. Także wynagrodzenia. Zespół zlokalizowany na przysłowiowym „drugim końcu świata”, złożony z lokalnych pracowników, przygotowuje naliczenia dla pracowników z kilku różnych krajów.

Na papierze wszystko się zgadza. Dane trafiają do systemu, system liczy, wypłaty są na czas.

Tylko że właśnie tu pojawiają się pytania, których nie da się zbyć jednym zdaniem:

• Czy osoby, które naliczają wynagrodzenia, wiedzą, co i jak liczą?

• Czy znają przepisy kraju, dla którego przygotowują listę płac?

• Czy naliczenie nie sprowadza się do zaimportowania danych i wciśnięcia „enter”?

• Czy system jest prawidłowo ustawiony i uwzględnia specyfikę przepisów krajowych?

• Czy zespół potrafi to zweryfikować, a w razie potrzeby poprawnie skonfigurować algorytmy naliczeń?

Od odpowiedzi na te pytania zależy coś bardzo konkretnego: poczucie pracodawcy, że procesy przebiegają prawidłowo, a on sam nie musi obawiać się konsekwencji błędów.

A to nie jest oczywiste. Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń bywa wyzwaniem nawet dla polskich specjalistów, którzy na co dzień pracują z krajowymi przepisami. Co dopiero dla zespołu, który poznaje je od podstaw i pracuje z nimi w innym języku niż ten, w którym zostały napisane.

Zgłoszenie: polska lista płac, zespół w Indiach, szkolenie po angielsku

Zwróciła się do nas firma o uznanej marce. Jej centrum usług wspólnych w Indiach przygotowuje wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w Polsce.

Pytanie było konkretne:

czy możemy przeszkolić ten zespół z polskich zasad naliczania wynagrodzeń?

Warunek był jeden, ale kluczowy. Szkolenie musiało odbyć się w języku angielskim.

To zmieniało więcej, niż mogłoby się wydawać.

Nie wystarczyło przetłumaczyć przepisów na inny język. Polskie prawo pracy i ubezpieczeń społecznych ma własne pojęcia, które nie zawsze mają dokładne odpowiedniki w innych systemach. Trzeba było je wyjaśnić tak, żeby uczestnicy rozumieli nie tylko nazwę, ale też logikę, która za nią stoi.

Podjęliśmy się tego zadania.

Sześć dni, od podstaw, krok po kroku

Szkolenie trwało sześć dni. Założenie było proste: nie zakładamy, że uczestnicy cokolwiek wiedzą o polskim systemie. Zaczynamy od fundamentów i budujemy kolejne piętra.

Zagraniczni specjaliści przeszli kolejno przez:

1. podstawy polskiego systemu ubezpieczeń społecznych, czyli to, od czego zaczyna się każde naliczenie,

2. zasady opodatkowania wynagrodzeń,

3. wyliczanie wynagrodzeń za czas urlopu i innych zwolnień od pracy,

4. problematykę zasiłków,

5. umowy cywilnoprawne i ich rozliczanie.

To obszary, w których polskie przepisy mają swoją specyfikę i w których automatyczne naliczenie najczęściej może się rozjechać z tym, co wynika z prawa. Zwłaszcza gdy w danym miesiącu pojawia się urlop, choroba albo zbieg kilku zdarzeń naraz.

Teoria, która od razu trafia do praktyki

Zajęcia łączyły dwie części:

• W części teoretycznej trener objaśniał zasady wynikające z obowiązujących przepisów prawa. Nie chodziło o wykład dla samego wykładu, ale o zrozumienie, skąd bierze się dana reguła i co z niej wynika dla naliczenia.

• W części warsztatowej uczestnicy rozwiązywali przygotowane dla nich zadania. Dopiero wtedy wiedza przestaje być abstrakcyjna. Uczestnik, który sam przeliczył wynagrodzenie za czas urlopu czy podstawę zasiłku, inaczej patrzy później na wynik wygenerowany przez system.

Na zakończenie uczestnicy otrzymali zaświadczenia o ukończeniu szkolenia.

Dlaczego to ma znaczenie dla pracodawcy?

Przeniesienie payrollu do centrum usług wspólnych nie przenosi odpowiedzialności za prawidłowość wynagrodzeń. Ta zostaje po stronie pracodawcy, niezależnie od tego, gdzie i przez kogo lista płac jest naliczana.

System kadrowo-płacowy tego nie zmienia. System liczy tak, jak został skonfigurowany. Jeżeli nikt w zespole nie rozumie, dlaczego wynik jest taki, a nie inny, nikt też nie zauważy, że jest błędny.

Dlatego tak ważne jest, żeby osoby przygotowujące naliczenia:

• rozumiały przepisy, na podstawie których liczą,

• potrafiły samodzielnie sprawdzić wynik systemu,

• wiedziały, kiedy coś „wygląda dziwnie” i wymaga wyjaśnienia,

• były w stanie wskazać, co trzeba zmienić w konfiguracji.

To właśnie daje szkolenie prowadzone od podstaw. Zespół przestaje być operatorem systemu i zaczyna rozumieć proces, za który odpowiada.

A pracodawca zyskuje coś, czego nie zapewni żadna automatyzacja: spokój, że wynagrodzenia jego pracowników w Polsce liczą ludzie, którzy wiedzą, co robią.

Twój zespół nalicza polskie wynagrodzenia z zagranicy?

A może dopiero planujecie przeniesienie payrollu do centrum usług wspólnych albo dołączyli do Was specjaliści, którzy nie znają jeszcze polskich przepisów?

W ramach szkoleń zamkniętych dla firm HR We Go przygotowujemy zespoły do pracy z polskim prawem pracy, kadrami i płacami. Także w języku angielskim. Szkolenia dla biznesu prowadzimy od 2003 roku, a program dopasowujemy do tego, czym Wasz zespół faktycznie zajmuje się na co dzień:

• łączymy teorię z warsztatem na zadaniach z praktyki,

• zaczynamy od poziomu, na którym jest zespół, nawet od samych podstaw,

• dobieramy zakres do Waszych procesów: od składek i podatku po urlopy, zasiłki i umowy cywilnoprawne.

Potrzebujecie też stałego wsparcia już po szkoleniu? W ramach nadzoru kadrowo-płacowego możemy być drugą, niezależną parą oczu dla Waszego zespołu.

Bo przepisy można przeczytać w każdym języku. Zrozumieć je, tak żeby lista płac była policzona prawidłowo, to już zupełnie inna praca.

Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertami HR We Go i sprawdź, jak możemy przygotować Twój zespół do prawidłowego naliczania polskich wynagrodzeń, niezależnie od tego, gdzie pracuje.