Wynagrodzenia muszą zostać wypłacone na czas. Deklaracje wysłane. Nieobecności rozliczone. Pracownicy nie mogą odczuć, że za kulisami trwa właśnie jedna z najbardziej ryzykownych operacji w organizacji.

Dlatego firmy najczęściej decydują się kontynuować pracę na dotychczasowym systemie. Skoro wcześniej naliczał wynagrodzenia, zawiera wszystkie dane i „jakoś działał”, wydaje się najbezpieczniejszym rozwiązaniem.

I właśnie to „jakoś działał” powinno zapalić pierwszą lampkę ostrzegawczą.

System nie wie, czy liczy dobrze. System liczy tak, jak został skonfigurowany.

Jeżeli jego parametry przez lata były ustawione nieprawidłowo, po przejęciu procesu będzie bardzo sprawnie, terminowo i konsekwentnie powielał te same błędy.

Wszystko zaczęło się od jednej podstawy zasiłkowej, która „wyglądała dziwnie”

Zgłosiła się do nas firma, która kilka miesięcy wcześniej przejęła obsługę kadr i płac od zewnętrznego dostawcy.

Proces przejęcia pozornie przebiegł dobrze. Dane zostały przekazane, dostęp do systemu zachowany, wynagrodzenia trafiały na konta w terminie, a deklaracje były wysyłane. Zarząd był przekonany, że najtrudniejszy etap firma ma już za sobą.

Do czasu, gdy jedna z osób w zespole zwróciła uwagę na podstawę świadczenia chorobowego pracownika wynagradzanego akordowo.

Kwota wygenerowana przez system nie pasowała do ręcznego wyliczenia.

Sprawdzono ją drugi raz. Później trzeci. Za każdym razem otrzymywano inny wynik niż ten, który widniał w systemie.

Zespół zaczął analizować kolejne przypadki. Okazało się, że wątpliwości pojawiały się głównie wtedy, gdy w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy zasiłkowej występowały wcześniejsze nieobecności, a wynagrodzenie wymagało uzupełnienia.

Problem dotyczył nie tylko pracowników akordowych. Wątpliwości pojawiły się również przy osobach otrzymujących wynagrodzenie miesięczne oraz dodatkowe premie.

Wtedy zarząd zwrócił się do nas. Pytanie brzmiało pozornie prosto: „Czy nasz system prawidłowo nalicza podstawy zasiłkowe?”. W rzeczywistości kryło się za nim znacznie więcej pytań.

Czy błąd dotyczy jednego pracownika, czy całej populacji? Czy powstał po przejęciu procesu, czy był powielany już wcześniej? Czy jego źródłem jest algorytm systemu, błędna konfiguracja składników, nieprecyzyjny regulamin wynagradzania, czy może sposób wprowadzania danych przez zespół?

I najważniejsze: ilu pracowników mogło otrzymać świadczenia w niewłaściwej wysokości?

Firma nie potrzebowała zapewnienia, że „system tak policzył”

W takich sytuacjach często słyszymy jedno zdanie:

„Nie wiemy, dlaczego wyszła taka kwota, ale przecież system ją wyliczył”.

To nie jest odpowiedź, na której może oprzeć się zarząd.

Oprogramowanie kadrowo-płacowe jest narzędziem. Nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za prawidłowość naliczeń. Jeżeli składnik wynagrodzenia został niewłaściwie oznaczony, system może błędnie uwzględniać go w podstawie, pomijać, uzupełniać albo przyjmować w kwocie faktycznie wypłaconej.

Błąd jednej flagi może być powtarzany przez wiele miesięcy i obejmować dziesiątki albo setki pracowników. Im lepiej działa automatyzacja, tym szybciej nieprawidłowość rozlewa się na cały proces.

Dlatego nie rozpoczęliśmy od szukania winnego.

Rozpoczęliśmy od odtworzenia logiki naliczeń.

Krok pierwszy: sprawdziliśmy, co powinno zostać policzone

Ustalenie podstawy wymiaru świadczenia chorobowego nie polega wyłącznie na zsumowaniu wynagrodzeń z odpowiednich miesięcy.

Trzeba ustalić, które składniki należy uwzględnić, które wyłączyć, a które uzupełnić w związku z nieobecnością pracownika. Znaczenie ma charakter składnika, zasady jego przyznawania, sposób pomniejszania za okres choroby oraz to, czy pracownik zachowuje do niego prawo w czasie pobierania świadczenia.

Dlatego sama znajomość ustawy zasiłkowej nie wystarcza.

Trzeba jeszcze przeczytać regulamin wynagradzania, przeanalizować umowy o pracę, zasady premiowania i sprawdzić, jak te zasady są faktycznie realizowane.

W firmie naszego klienta występowały wynagrodzenia akordowe, korekty akordu, premie zmienne, wynagrodzenia urlopowe oraz inne elementy, które system musiał odpowiednio zakwalifikować.

Problem polegał na tym, że regulamin nie odpowiadał precyzyjnie na wszystkie pytania. Część zapisów była ogólna, część pochodziła sprzed wielu lat, a praktyka naliczania nie zawsze pokrywała się z tym, co wynikało z dokumentów.

Już na tym etapie wiedzieliśmy, że nie wystarczy poprawić jednego wyliczenia.

Trzeba uporządkować trzy wzajemnie powiązane obszary: prawo wewnętrzne, praktykę zespołu i konfigurację systemu.

Krok drugi: policzyliśmy wszystko niezależnie od systemu

Wybraliśmy reprezentatywne przypadki pracowników otrzymujących różne składniki wynagrodzenia. Szczególnie dokładnie przeanalizowaliśmy te miesiące, w których występowały nieobecności i konieczność uzupełnienia wynagrodzenia.

Następnie wykonaliśmy ręczne, eksperckie wyliczenia w kilku wariantach.

Sprawdziliśmy rezultat przy uzupełnieniu wynagrodzenia akordowego wraz z korektą. Przeanalizowaliśmy sposób uwzględnienia premii zmiennej. Zweryfikowaliśmy wpływ wynagrodzenia urlopowego. Odtworzyliśmy również warianty, które mogły wynikać z alternatywnej interpretacji nieprecyzyjnych zapisów regulaminu.

Żaden z prawidłowych wariantów nie prowadził do kwoty wygenerowanej przez system.

To był bardzo ważny moment.

Potwierdziliśmy, że wątpliwości zespołu nie były wynikiem pomyłki przy ręcznym liczeniu. System rzeczywiście stosował logikę, której nie można było uzasadnić ani przepisami, ani regulaminem wynagradzania.

Krok trzeci: zajrzeliśmy pod powierzchnię wyliczeń

Wspólnie z zespołem klienta i dostawcą oprogramowania rozpoczęliśmy analizę konfiguracji składników.

Sprawdziliśmy, w jaki sposób oznaczono poszczególne elementy wynagrodzenia, czy podlegają pomniejszeniu za czas choroby, czy mają być uwzględniane w podstawie zasiłkowej oraz w jaki sposób system reaguje, gdy miesiąc wymaga uzupełnienia.

Źródłem problemu okazała się nie jedna wielka awaria, lecz kilka drobnych, nakładających się na siebie nieprawidłowości.

Część składników miała błędnie ustawione parametry. Jeden z elementów wynagrodzenia system traktował inaczej, niż wynikało to z zasad jego wypłacania. Dodatkowo konfiguracja dotycząca uzupełniania wynagrodzenia akordowego została historycznie ustawiona według logiki, której nikt w przejmującym proces zespole nie potrafił już wyjaśnić.

Firma odziedziczyła te ustawienia razem z bazą danych.

Dopóki nie pojawił się bardziej złożony przypadek chorobowy, błąd pozostawał niewidoczny.

I to jest właśnie największe niebezpieczeństwo związane z przejęciem payrollu: błędów często nie widać w zwykłym miesiącu. Ujawniają się dopiero przy chorobie, urlopie, zmianie wymiaru czasu pracy, wypłacie premii, korekcie wynagrodzenia albo zbiegu kilku zdarzeń.

Nie poprzestaliśmy na poprawieniu jednego parametru

Najłatwiej byłoby skorygować wskazany przypadek, zmienić ustawienie i uznać sprawę za zamkniętą.

Tyle że jedna wykryta nieprawidłowość rzadko daje pewność, że pozostałe składniki są skonfigurowane właściwie.

Dlatego przeprowadziliśmy audyt całej matrycy składników płacowych. Dla każdego elementu wynagrodzenia sprawdziliśmy jego podstawę prawną, zasady przyznawania, sposób pomniejszania za nieobecność oraz wpływ na podstawy świadczeń.

Zweryfikowaliśmy także naliczenia wynagrodzeń urlopowych i innych płatnych nieobecności. Skonfrontowaliśmy zapisy regulaminu z faktyczną praktyką firmy, a następnie przygotowaliśmy rekomendacje zmian w dokumentacji wewnętrznej.

Po skorygowaniu konfiguracji wykonaliśmy naliczenia testowe i porównaliśmy je z wyliczeniami eksperckimi. Dopiero gdy wyniki były zgodne, można było bezpiecznie przejść do analizy danych historycznych.

Firma otrzymała informację, które przypadki wymagają ponownego przeliczenia, gdzie należy wypłacić wyrównania oraz jakie dokumenty rozliczeniowe trzeba skorygować.

Co dał firmie nadzór kadrowo-płacowy?

Najbardziej widocznym efektem było oczywiście zatrzymanie błędnych naliczeń.

Ale dla zarządu równie ważne było odzyskanie wiedzy o procesie.

Wcześniej firma dysponowała systemem, którego ustawienia zostały odziedziczone po zewnętrznym dostawcy. Zespół potrafił wykonywać kolejne operacje, ale nie znał całej logiki ukrytej w konfiguracji. Zarząd otrzymywał wyniki, lecz nie miał pewności, czy może im zaufać.

Po audycie powstała uporządkowana matryca składników. Każdy istotny element wynagrodzenia został opisany, przypisany do odpowiednich podstaw i zweryfikowany pod kątem absencji. Doprecyzowano regulamin wynagradzania. Ustalono zasady testowania zmian w systemie oraz procedurę kontroli bardziej skomplikowanych naliczeń.

Zespół kadrowo-płacowy nie tylko dowiedział się, co należy poprawić. Zrozumiał również dlaczego.

A zarząd przestał opierać bezpieczeństwo firmy na zdaniu:

„Skoro system policzył, to chyba jest dobrze”.

Przejęcie procesu nie kończy się w dniu pierwszej terminowej wypłaty

Wiele organizacji uznaje migrację albo przejęcie payrollu za zakończone, gdy pierwsza lista płac zostanie naliczona i wypłacona na czas.

To zrozumiałe, ale bardzo ryzykowne podejście.

Terminowa wypłata nie potwierdza poprawności konfiguracji. Pokazuje jedynie, że proces technicznie się wykonał.

Prawdziwy test zaczyna się później: gdy pojawiają się absencje, premie, wyrównania, zmiany etatu, urlopy, korekty oraz mniej typowe przypadki pracownicze.

Dlatego po zmianie dostawcy, migracji danych, reorganizacji albo przejęciu obsługi przez wewnętrzny zespół warto przeprowadzić niezależny audyt naliczeń. Nie po to, aby podważać kompetencje osób, które przejęły proces, lecz po to, aby nie obarczać ich odpowiedzialnością za historyczne ustawienia, których same nie tworzyły.

Masz wątpliwości, czy Twój system liczy prawidłowo?

Być może właśnie przejęliście kadry i płace od zewnętrznego dostawcy. Być może zmieniliście system albo przenieśliście payroll do wewnętrznego zespołu. A może jedna z kwot od pewnego czasu wygląda podejrzanie, ale nikt nie potrafi wyjaśnić, skąd dokładnie się wzięła.

Nie czekaj, aż pytanie pracownika zamieni się w kontrolę, spór albo konieczność poprawiania wielu miesięcy rozliczeń.

W ramach nadzoru kadrowo-płacowego HR We Go:

• analizujemy naliczenia,

• sprawdzamy podstawy zasiłkowe,

• weryfikujemy konfigurację składników,

• konfrontujemy ustawienia systemu z przepisami oraz regulaminami obowiązującymi w firmie.

Nie zastępujemy Twojego zespołu. Dajemy mu drugą, niezależną parę doświadczonych oczu. Pomagamy znaleźć błąd, ustalić jego skalę, zaplanować korekty i uszczelnić proces, aby problem nie wrócił w kolejnych miesiącach.

Bo dobry system kadrowo-płacowy nie jest tym, który po prostu generuje wynik.

Dobry system generuje wynik, który ktoś potrafi zrozumieć, sprawdzić i obronić.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że razem z danymi nie przejęliście cudzych błędów, umów się na bezpłatną konsultację z ekspertami HR We Go. Sprawdzimy, gdzie może kryć się ryzyko i jak zabezpieczyć Twój payroll, zanim drobna nieprawidłowość urośnie do poważnego problemu prawnego i finansowego.