Chodziło o rozliczanie podróży służbowych.

Część pracowników przekazywała dokumenty po kilku tygodniach. Inni przypominali sobie o fakturach za hotel czy przejazd po dwóch albo trzech miesiącach. Rekordzista przyniósł do księgowości plik dokumentów dotyczących delegacji zakończonej niemal pół roku wcześniej.

Księgowość wracała do zamkniętych okresów. Kadry wysyłały kolejne przypomnienia. Menedżerowie twierdzili, że nie mają narzędzi, aby zdyscyplinować pracowników. Zarząd widział rosnący chaos, dodatkową pracę i brak przewidywalności kosztów.

W końcu pojawił się pomysł:

„Wpiszmy do regulaminu, że jeśli pracownik nie rozliczy delegacji w ciągu 14 dni, traci prawo do zwrotu kosztów. Może kiedy zobaczą, że nie dostaną pieniędzy, zaczną pilnować terminów”.

Brzmiało stanowczo, logicznie i bardzo skutecznie. Miało tylko jedną wadę. Było niezgodne z prawem.

Firma potrzebowała nie kolejnej opinii prawnej, ale kogoś, kto przejmie kontrolę nad całym problemem

Właśnie dlatego zwróciła się do nas po wsparcie w ramach nadzoru kadrowo-płacowego HR We Go.

Zarząd nie szukał szkolenia o delegacjach. Nie potrzebował również kilkunastostronicowej analizy, którą po przeczytaniu ktoś odłoży do szuflady. Potrzebował konkretnej odpowiedzi na trzy pytania:

1. Czy można odmówić pracownikowi zwrotu kosztów, jeśli spóźnił się z rozliczeniem?

2. Jak skutecznie egzekwować termin, nie naruszając prawa?

3. Jak zorganizować proces, żeby księgowość i kadry nie musiały co miesiąc „polować” na dokumenty?

Zaczęliśmy od audytu. Przeanalizowaliśmy regulamin, politykę podróży służbowych, dotychczasową praktykę, sposób wypłacania zaliczek, komunikację z pracownikami oraz obieg informacji pomiędzy przełożonymi, HR i księgowością.

I szybko okazało się, że problemem nie byli wyłącznie niesubordynowani pracownicy.

Problemem był cały proces.

Termin istniał, ale nikt konsekwentnie go nie egzekwował. Przypomnienia wysyłano nieregularnie. Przełożeni nie wiedzieli, kto odpowiada za reakcję na opóźnienie. Firma nie rozróżniała delegacji finansowanych z zaliczki od wydatków poniesionych przez pracownika. Nie było również ustalonej ścieżki postępowania wobec osób, które uporczywie nie stosowały się do obowiązujących zasad.

Gdy proces jest nieszczelny, nawet najlepszy regulamin pozostaje tylko dokumentem.

Czternastodniowy termin nie odbiera pracownikowi prawa do pieniędzy

Przepisy dotyczące podróży służbowych przewidują, że pracownik powinien rozliczyć jej koszty nie później niż w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. W firmach prywatnych zasady rozliczania delegacji mogą wynikać także z układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania, umowy o pracę albo wewnętrznej polityki.

Termin należy więc traktować poważnie. Pracownik, który go ignoruje, narusza obowiązującą organizację pracy i może ponieść tego konsekwencje.

Nie oznacza to jednak, że piętnastego dnia automatycznie traci prawo do diety, zwrotu kosztów noclegu, przejazdu czy innych uzasadnionych wydatków.

Jeżeli pracownik odbył podróż służbową na polecenie pracodawcy i poniósł związane z nią koszty, firma nie może stworzyć własnej sankcji polegającej na zatrzymaniu należnych mu pieniędzy tylko dlatego, że dokumenty zostały przekazane po wewnętrznym terminie.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po trzech latach od dnia ich wymagalności. Samo przekroczenie terminu rozliczenia delegacji nie skraca tego okresu do 14 dni i nie pozwala pracodawcy „wyzerować” należności.

Odmowa wypłaty mogłaby więc zamienić problem organizacyjny w problem prawny: skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, roszczenie pracownika, odsetki i spór, w którym trudno byłoby obronić stanowisko firmy.

Na tym właśnie polega wartość zewnętrznego nadzoru. Czasem zarząd chce szybko rozwiązać realny problem, ale wybiera narzędzie, które tworzy jeszcze większe ryzyko. My jesteśmy po to, żeby zatrzymać taką decyzję, zanim stanie się oficjalną procedurą.

Zamiast bezprawnej sankcji wdrożyliśmy legalny mechanizm dyscyplinujący

Nie powiedzieliśmy klientowi: „Tego nie wolno, proszę nic nie robić”.

Zaprojektowaliśmy rozwiązanie, które pozwoliło odzyskać kontrolę nad procesem.

Najpierw uporządkowaliśmy politykę podróży służbowych. Jednoznacznie wskazaliśmy 14-dniowy termin, zakres wymaganych dokumentów, sposób postępowania w przypadku ich braku oraz odpowiedzialność pracownika i jego przełożonego.

Następnie stworzyliśmy jasną ścieżkę reakcji. Pracownik otrzymywał przypomnienie o zbliżającym się terminie, a po jego przekroczeniu formalne wezwanie do rozliczenia. Kolejne uporczywe naruszenia mogły skutkować zastosowaniem odpowiedzialności porządkowej, w tym upomnienia albo nagany – oczywiście z zachowaniem zasad i terminów wynikających z Kodeksu pracy.

Osobno uregulowaliśmy kwestię zaliczek wypłacanych na podróż.

Nierozliczona zaliczka może, po spełnieniu warunków ustawowych, zostać potrącona z wynagrodzenia bez odrębnej zgody pracownika. Nie oznacza to jednak dowolności. Trzeba prawidłowo zakwalifikować wypłaconą kwotę jako zaliczkę, ustalić moment, w którym powinna zostać rozliczona, oraz zachować granice potrąceń i odpowiednią kwotę wolną.

Dlatego takiego mechanizmu nie powinno się wdrażać „na wyczucie”. Błędne potrącenie z wynagrodzenia może stworzyć kolejne roszczenie pracownika zamiast rozwiązać pierwotny problem.

Wprowadziliśmy również rejestr otwartych delegacji, podział odpowiedzialności pomiędzy pracownika, przełożonego, HR i księgowość oraz miesięczny raport zaległości przekazywany osobom zarządzającym.

Co zmieniło się po wdrożeniu?

Już po pierwszych dwóch miesiącach liczba delegacji rozliczanych po terminie wyraźnie spadła. Księgowość przestała dowiadywać się po kilku miesiącach o kosztach dotyczących zamkniętych okresów. Menedżerowie otrzymali jasną instrukcję postępowania, a HR nie musiał za każdym razem zastanawiać się, czy może zareagować i jaką formę powinna przyjąć ta reakcja.

Najważniejsze było jednak coś jeszcze.

Zarząd odzyskał poczucie kontroli bez przekraczania granic prawa. Firma przestała wybierać pomiędzy bezradnością a ryzykowną surowością. Otrzymała trzecie rozwiązanie: konsekwentny, legalny i możliwy do obrony proces.

I właśnie na tym polega nadzór kadrowo-płacowy.

Nie tylko odpowiadamy na pytania, gdy problem już się pojawi. Weryfikujemy praktykę, wychwytujemy ryzyka, zatrzymujemy błędne decyzje i przekładamy przepisy na rozwiązania, które da się stosować w codziennej pracy.

Twój dział kadr działa, ale nie zawsze ma z kim skonsultować trudną decyzję?

Być może masz własny zespół kadrowo-płacowy, księgowość i procedury. To jednak nie oznacza, że każda nietypowa sytuacja musi być rozwiązywana wyłącznie wewnętrznie.

W ramach nadzoru kadrowo-płacowego HR We Go jesteśmy dodatkową parą doświadczonych oczu. Sprawdzamy procesy, konsultujemy trudne przypadki, wspieramy zespół i pomagamy zarządowi podejmować decyzje, które są jednocześnie skuteczne, bezpieczne i zgodne z prawem.

Masz zespół. Masz procesy. My wnosimy doświadczenie, którego czasem brakuje, porządkujemy to, co rozproszone, i pilnujemy tego, co naprawdę ma znaczenie.

Jeżeli w Twojej organizacji problemy kadrowo-płacowe wracają mimo kolejnych przypomnień, być może nie potrzebujesz następnego komunikatu do pracowników.

Być może potrzebujesz dobrze zaprojektowanego procesu i kogoś, kto pomoże Ci go konsekwentnie nadzorować.

Umów się na bezpłatną konsultację i sprawdź, jak nadzór kadrowo-płacowy HR We Go może wesprzeć Twoją organizację.