Powszechną praktyką rynkową, stosowaną w celu zapewnienia ciągłości procesów biznesowych i uniknięcia paraliżu wypłat, jest kontynuacja pracy na dotychczas eksploatowanym oprogramowaniu. Taki model tworzy jednak złudne poczucie bezpieczeństwa i często usypia czujność kadry zarządzającej.

W praktyce audytorskiej i doradczej HR We Go regularnie identyfikujemy sytuacje, w których sukcesja oprogramowania bez głębokiej, merytorycznej weryfikacji parametrów systemowych doprowadza do powielania i nawarstwiania błędów w rozliczeniach z pracownikami oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Doskonałym tego przykładem jest stan faktyczny, z jakim zgłosił się do nas jeden z klientów: zarząd spółki, opierając się na wewnętrznych analizach przeprowadzonych po przejęciu procesów payrollowych od firmy zewnętrznej, odczuwał narastające wątpliwości co do poprawności naliczania podstaw wymiaru wynagrodzeń i zasiłków chorobowych. Prawidłowość ta dotyczyła pracowników wynagradzanych w systemie akordowym, ale również osób objętych stawkami miesięcznymi.

Zauważono, że nieprawidłowości ujawniają się przede wszystkim w tych miesiącach, w których wystąpiła wcześniej nieobecność z powodu choroby, a naliczenie świadczenia wymagało ustawowego uzupełnienia podstawy zasiłkowej.

Analiza tego przypadku doskonale obrazuje, jak zawiłe są mechanizmy ustalania świadczeń z ubezpieczenia społecznego, jak łatwo przeoczyć drobne parametry konfiguracyjne oraz gdzie dokładnie przebiega granica odpowiedzialności między dostawcą oprogramowania, zapisami regulaminu wynagradzania a zespołem kadr i płac.

Prymat prawa wewnątrzzakładowego. Dlaczego sama ustawa zasiłkowa nie wystarczy?

O ile zasady wliczania do podstawy zasiłkowej składników wynikających bezpośrednio z powszechnie obowiązujących przepisów prawa (takich jak wynagrodzenie zasadnicze czy dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych) są stosunkowo jasno sprecyzowane w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, o tyle w przypadku dodatkowych składników płacowych sytuacja ulega znacznemu skomplikowaniu.

Mowa tu w szczególności o zmiennych premiach uznaniowych, motywacyjnych, jakościowych, frekwencyjnych czy wszelkiego rodzaju nagrodach regulaminowych wypłacanych z inicjatywy pracodawcy. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą oraz jednoznaczną wykładnią Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o włączeniu, wyłączeniu lub ewentualnym uzupełnianiu danego składnika w podstawie zasiłkowej rozstrzyga wyłącznie treść wewnętrznych aktów prawnych pracodawcy - w tym w szczególności postanowienia regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego pracy lub zapisy umów o pracę.

Kluczowa zasada prawa zasiłkowego:

Jeżeli wewnątrzzakładowe przepisy płacowe jednoznacznie stanowią, że dany składnik wynagrodzenia przysługuje za okresy pobierania zasiłków i nie jest pomniejszany za czas absencji chorobowej, nie wlicza się go do podstawy wymiaru. Jeżeli zaś przepis zakładowy nakazuje jego pomniejszanie za czas nieobecności, składnik ten podlega wliczeniu i - w razie potrzeby - uzupełnieniu na zasadach przewidzianych dla danego systemu wynagradzania.

Problem zarządczy i operacyjny pojawia się w momencie, gdy zapisy regulaminu wynagradzania są zbyt ogólne, niespójne, zawierają luki interpretacyjne lub nie precyzują wprost mechanizmu pomniejszania składnika za okresy pobierania świadczeń.

Wskutek tego system kadrowo-płacowy zostaje skonfigurowany w sposób dowolny, intuicyjny bądź oparty na historycznych przyzwyczajeniach operatorów. Przy ewentualnej kontroli PIP lub ZUS generuje to bezpośrednie ryzyko konieczności dokonywania dotkliwych dopłat świadczeń wraz z odsetkami oraz sporządzania korekt dokumentacji rozliczeniowej.

Studium przypadku: konfrontacja wyliczeń systemowych z wyliczeniami eksperckimi

W ramach przeprowadzonego audytu eksperci HR We Go poddali szczegółowej weryfikacji reprezentatywne przypadki naliczeń podstaw wymiaru zasiłków dla pracowników zatrudnionych w systemie akordowym, u których w okresie, z którego wyliczana była podstawa, wystąpiły miesiące wymagające uzupełnienia.

Aby precyzyjnie zdiagnozować źródło rozbieżności pomiędzy oczekiwanym wyliczeniem a wynikiem generowanym przez system płacowy, nasz zespół przeprowadził wielowariantowe symulacje rachunkowe, biorąc pod uwagę odmienne podejścia interpretacyjne:

Wariant I: Przetestowano wariant, w którym uzupełnieniu podlegało wyłącznie wynagrodzenie akordowe z uwzględnieniem korekty akordu, natomiast zmienną premię wliczono w kwocie faktycznie wypłaconej.

Wariant II: Przeanalizowano przypadek uzupełniania wynagrodzenia akordowego bez uwzględnienia korekty, gdzie zarówno premia, jak i wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego zostały ujęte w kwotach faktycznych.

Wariant III: Weryfikacji poddano również model zakładający jednoczesne uzupełnienie wynagrodzenia akordowego oraz wynagrodzenia urlopowego, przy pozostawieniu premii w kwocie faktycznie wypłaconej.

Wynik przeprowadzonego badania:

Żadne z powyższych wyliczeń - mimo zastosowania różnorodnych, potencjalnie dopuszczalnych prawnie scenariuszy - nie dało rezultatu tożsamego z wartością pokazaną przez używany w firmie system kadrowo-płacowy.

Wniosek ten jednoznacznie potwierdził, że oprogramowanie płacowe dokonywało naliczeń w oparciu o wadliwe algorytmy lub błędne parametry wejściowe zaszyte w samej bazie danych.

Na podstawie samych danych wyjściowych, bez wglądu w bezpośrednią strukturę i konfigurację systemu, źródła błędu należy upatrywać w dwóch obszarach:

• Błąd konstrukcyjny lub algorytmiczny po stronie dostawcy IT: sytuacja, w której bezpośredni kod oprogramowania w sposób nieprawidłowy przelicza i uzupełnia specyficzne formy wynagradzania (np. akord) w połączeniu z absencjami chorobowymi.

• Błąd parametryzacji po stronie użytkownika lub wdrożeniowca: błędne przypisanie wag, znaczników i tzw. flag w kartotece składników płacowych (zwłaszcza tych niestandardowych, takich jak premie uznaniowe czy dodatki motywacyjne), co powoduje, że system włącza je do podstawy w nieprawidłowy sposób lub niewłaściwie reaguje na obecność nieobecności.

Rekomendacje procesowe dla dyrektorów HR, kadr i zarządów
Identyfikacja nieprawidłowości w wyliczaniu świadczeń chorobowych wymusza podjęcie natychmiastowych i ustrukturyzowanych działań naprawczych. Zaniechanie reakcji po wykryciu symptomów błędu naraża spółkę na odpowiedzialność prawną, spory ze związkami zawodowymi lub pracownikami oraz sankcje ze strony organów kontrolnych.

W oparciu o wnioski z przeprowadzonego audytu, zespół HR We Go wyznaczył następującą ścieżkę postępowania naprawczego:

1. Audyt matrycy składników płacowych: należy przeprowadzić pełną rewizję ustawień wszystkich zmiennych i stałych elementów wynagrodzenia pod kątem ich wliczania do podstawy zasiłkowej, a także sprawdzić poprawność wyliczeń wynagrodzeń za czas urlopu i innych płatnych zwolnień od pracy.

2. Weryfikacja techniczna i dialog z dostawcą IT: konieczne jest pozyskanie od dostawcy systemu pełnej informacji dotyczącej konfiguracji algorytmów odpowiedzialnych za przeliczanie i uzupełnianie podstaw przy zatrudnieniu w systemach mieszanych i akordowych.

3. Harmonizacja przepisów wewnątrzzakładowych: należy zweryfikować treść regulaminu wynagradzania i doprecyzować zapisy dotyczące zasad przyznawania oraz pomniejszania poszczególnych składników, eliminując wszelkie niejasności formalne.

4. Korekta i wyprostowanie rozliczeń: po ustaleniu i skorygowaniu źródeł błędów w oprogramowaniu niezbędne jest przeliczenie historycznych wypłat, dokonanie ewentualnych wyrównań na rzecz pracowników oraz przygotowanie korekt deklaracji rozliczeniowych do ZUS.

Bezpieczeństwo payrollu w dobie zmian organizacyjnych

Ustalanie podstaw zasiłkowych to jeden z najbardziej wymagających obszarów w operacyjnym zarządzaniu kadrami i płacami. Łączy w sobie wymóg bieżącej znajomości skomplikowanych przepisów powszechnych, znajomość wykładni orzeczniczej, bezwzględną precyzję zapisów wewnątrzzakładowych oraz sprawne i świadome zarządzanie technologią.

Niezależnie od tego, czy firma przeprowadza migrację danych, zmienia dostawcę usług, czy przejmuje obsługę kadr z zewnętrznego podmiotu - bezrefleksyjne zaufanie do wyliczeń systemowych stanowi istotny słaby punkt w architekturze kontroli wewnętrznej każdej spółki.

Prawidłowo zabezpieczony i odporny na audyty proces payrollowy w organizacji powinien opierać się na trzech filarach:

1. Precyzyjny regulamin wynagradzania: zapisy, które nie pozostawiają przestrzeni na dowolność interpretacyjną w zakresie pomniejszania i uzupełniania składników płacowych.

2. Sprawdzona i audytowana konfiguracja IT: systematyczna kontrola parametrów oraz znaczników przypisanych do składników w oprogramowaniu kadrowo-płacowym.

3. Niezależny nadzór ekspercki: cykliczna kontrola jakościowa wyliczeń w sprawach nietypowych, przy skomplikowanych składnikach płacowych lub w okresach transformacji organizacyjnej.

A co, jeśli największym wyzwaniem wdrożenia nie jest system? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej.

Potrzebujesz wsparcia w audycie procesów kadrowo-płacowych?

Wprowadzenie nowych struktur, zmiana oprogramowania, przejęcie procesów payrollowych czy powracające wątpliwości, co do poprawności wyliczeń generują realne ryzyka prawne, operacyjne i finansowe dla organizacji.

Eksperci HR We Go wspierają zarządy, dyrektorów HR oraz działy kadr i płac w kompleksowych audytach naliczeń, weryfikacji konfiguracji systemów oraz dostosowywaniu regulaminów wewnątrzzakładowych do wymogów prawa.

Umów się na bezpłatną konsultację ekspercką i sprawdź, jak możemy zabezpieczyć Twoją organizację.